Beschrijf alleen wat je ziet
Noteer bijvoorbeeld een scheur, afsplintering, vlek, kras, loszittend scharnier, versleten afwerking of iets anders dat je kunt zien. Wijs geen schuld toe en noem geen oorzaak die je niet zeker weet.
Koppel de notitie aan een plek
Noem de kamer, het oppervlak en een herkenbaar punt in de buurt. Wijs daarna precies de plek aan op de foto. Meerdere aanwijzingen helpen als er meer dan één probleem op de foto staat.
Maak de plek goed zichtbaar
Maak één foto waarop de plek in de ruimte herkenbaar is en één foto van dichtbij waarop de schade goed te zien is. Is de grootte belangrijk, leg dan een gewoon herkenbaar voorwerp erbij zonder de schade te bedekken.
Houd wijzigingen duidelijk
Moet een notitie worden gecorrigeerd, pas dan de tekst aan en houd de juiste foto en datum erbij. Vervang wat je duidelijk ziet niet door een bewering die je niet kunt onderbouwen.