Beschrijf alleen wat zichtbaar is
Noteer bijvoorbeeld een scheur, afsplintering, vlek, kras, loszittend scharnier, versleten afwerking of een andere waarneembare afwijking. Wijs geen schuld toe en noem geen oorzaak die je niet kunt verifiëren.
Koppel de notitie aan een plek
Noem de kamer, het oppervlak en een herkenbaar punt in de buurt. Plaats daarna een markering precies op de plek in de foto. Genummerde markeringen helpen als één beeld meerdere bijzonderheden bevat.
Maak schaal en belichting duidelijk
Maak één foto waarop de plek in de ruimte herkenbaar is en één detailfoto waarop de schade goed te zien is. Is de schaal belangrijk, plaats dan een neutraal, herkenbaar voorwerp in beeld zonder de schade te bedekken.
Houd latere wijzigingen inzichtelijk
Moet een notitie worden gecorrigeerd, pas dan de tekst aan en behoud de juiste foto en opnamegegevens. Vervang een duidelijke waarneming niet door een stelliger bewering.